"We kunnen pas bouwen als we allemaal gezien en gehoord worden."
Over communicatiepatronen in het team en de weg naar een gedragen teamdoel
Hoe praat een team met elkaar als het gaat om het gezamenlijke doel? Bij een onderwijsinstelling keek ik mee in twee teams.
In een opleidingsteam spraken de teamleden over het teamdoel, de verschillende rollen in het team en ieders bijdrage aan dat doel. Ik was bij dit gesprek aanwezig om de communicatie waar te nemen. Terwijl het team de bovenstroom concreet maakte (het teamdoel, de rollen en ieders bijdrage), zocht ik naar communicatiepatronen die het gespreksdoel in de weg kunnen staan: komen tot een gedragen teamdoel.
Enkele docenten gingen direct met elkaar in gesprek over wat zij het teamdoel vinden. De overige teamleden waren stil. Het werd een meningenclash: op de mening van de ander werd gereageerd met meer stelligheid over de eigen mening. Eén teamlid probeerde de verschillen en overeenkomsten samen te brengen, de anderen bleven stil.
Na enkele minuten legde ik mijn bevindingen voor aan het team: "Ik hoor de mening van enkelen en anderen trekken zich terug. Herkennen jullie dit? Komt het vaker voor? Wat is het effect hiervan op de samenwerking?" Er werd instemmend geknikt. Toen nam een docent het woord: "Dit is precies waarom ik niet graag iets inbreng. Je wordt direct overruled met de mening van de ander."
In een ander team viel mij op dat er voorzichtig werd gecommuniceerd: "Misschien kunnen we …", "Is het een idee als …". Ik gaf terug wat ik zag: "Als er iets wordt ingebracht, gaat dat met een vraag, heel voorzichtig. Vervolgens geven enkele collega's antwoord en daarmee wordt bepaald of er wel of niet verder over gesproken wordt." Het was even stil en toen kwam het eruit: "We zijn bang om elkaar te kwetsen." En: "Eigenlijk speelt dat al lang. Ik weet ook niet of we dat er nog uit krijgen."
De vraag van deze onderwijsinstelling was: we kunnen nog beter samenwerken, zowel binnen als tussen de teams. Onze aanpak bij LeerGewoonte om de samenwerking te verbeteren:
- Zie het team als taaksysteem: gedrag wordt bepaald door het systeem. Maak gedrag niet persoonlijk.
- Organiseer de bovenstroom: het teamdoel, de rollen, het mandaat en de (overleg)procedure. Beleg verantwoordelijkheden en benoem ieders bijdrage aan het teamdoel.
- Onderzoek de onderstroom tijdens het werk: wordt de energie in het team benut om het gezamenlijke doel te bereiken?
Aan het eind van de dag lag er een procedure voor het inrichten van een bijeenkomst. Daarin staan onder meer antwoorden op deze vragen: Hoe zorgen we dat ieders stem gehoord wordt? Welke disfunctionele communicatie laten we achter ons, zoals een meningenclash, door elkaar heen praten of een bloemkoolgesprek? Hoe komen we tot besluiten? Hoe gaan we om met een andere mening?
Ook is afgesproken om een mening eerst te verkennen, voordat je er een andere mening tegenover zet. Soms helpt het om de ander eerst kort samen te vatten en pas daarna je eigen mening ernaast te leggen.
Het team is er nog niet, maar wel goed op weg. Een van de docenten sloot de sessie af met: "We kunnen pas bouwen als we allemaal gezien en gehoord worden."